Aktuelle Belegungskalender für Vermieter

Die Welt des Vermietens von Ferienwohnungen hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Ein zeitgemäßer Belegungskalender ist nicht nur für Vermieter von entscheidender Bedeutung, um Buchungen effizient zu verwalten und Doppelbuchungen zu vermeiden, sondern bietet auch Gästen die nötige Gewissheit über Verfügbarkeiten.

Fehlende oder veraltete Informationen können nicht nur zu Unannehmlichkeiten führen, sondern auch zu schlechten Bewertungen und finanziellen Verlusten führen. Moderne Lösungen wie digitale Belegungskalender und Schnittstellen ermöglichen eine reibungslose Kommunikation zwischen Vermietern und Buchungsplattformen.

Channel Manager, Property Management Systeme und dynamische Preisgestaltung sind weitere Instrumente, die helfen können, Buchungslücken zu minimieren und die Auslastung zu optimieren. In diesem Leitfaden werfen wir einen umfassenden Blick auf bewährte Praktiken, um das Beste aus der Ferienvermietung herauszuholen und sowohl Vermietern als auch Gästen ein erstklassiges Erlebnis zu bieten.

Vorteile für Vermieter

Für Vermieter von Ferienwohnungen ist ein aktueller Belegungskalender wichtig, da er ihnen dabei hilft, ihre Buchungen zu verwalten und sicherzustellen, dass sie keine Doppelbuchungen vornehmen. Wenn ein Vermieter seinen Belegungskalender nicht aktualisiert oder nicht regelmäßig überprüft, kann dies dazu führen, dass Gäste versehentlich eine bereits belegte Unterkunft buchen.

Dies kann zu Frustration auf beiden Seiten führen und im schlimmsten Fall dazu führen, dass der Vermieter eine negative Bewertung erhält oder sogar Geld verliert, wenn er eine Buchung stornieren muss.

Vorteile für Gäste

Aktuelle Belegungskalender sind für Gäste von zentraler Bedeutung, da sie sofort die Verfügbarkeit von Unterkünften aufzeigen. Fehlende oder veraltete Kalenderinformationen können Gäste unnötig Zeit kosten und zu enttäuschenden Anfrage-Absagen führen. Ein gut gepflegter Belegungskalender erleichtert die Suche und Buchung, da Gäste effizient verfügbare Optionen identifizieren können.

An- und Abreisedaten sind essentiell für die Reiseplanung, und Gäste bevorzugen Inserate, bei denen sie diese Daten auf einen Blick erfassen können. Nicht aktuelle Kalender können dazu führen, dass Interessenten sich gegen eine Unterkunft entscheiden. Ein gepflegter Kalender stärkt zudem das Vertrauen in die Genauigkeit aller weiteren Inseratsinformationen.

Digitale Belegungskalender

Heutige digitale Belegungskalender vermitteln dem Gast eine schnelle Übersicht, ob eine Ferienwohnung im gewünschten Zeitraum buchbar ist. Durchgesetzt haben sich Kalender mit einer Monats- und Jahresübersicht und einer farblichen Kennzeichnung belegter Zeiträume.

Verbindliche Angebote

Als Buchungsportal unterbreiten wir in der Regel verbindliche Angebote im Namen und für Rechnung unserer Vermieter, die ohne Kenntnis der Vakanzen gar nicht möglich sind. Um Doppelbuchungen und unzufriedene Gäste zu vermeiden, ist deshalb die regelmäßige Pflege des Buchungskalenders sehr wichtig.

Im Übrigen weisen wir darauf hin, dass Vermieter schadenersatzpflichtig sind, wenn sie einen wirksamen Mietvertrag aufgrund einer Doppelbuchung stornieren müssen. Sie setzen sich dem Verdacht aus, betrügerische Absichten zu verfolgen. Vermeiden Sie jeglichen Ansatz in diese Richtung.

Außerdem weisen wir darauf hin, dass Wohnungsinserate eine schlechtere Position in den Suchergebnissen unseres Portals erhalten, wenn der Kalender länger als 6 Wochen nicht mehr aktualisiert wurde.

Methoden zur Aktualisierung Ihrer Buchungsdaten

Die Buchungsdaten können auf verschiedene Weisen aktualisiert werden:

1.) Manuelle Eingabe der Kalenderdaten im Admin-Bereich unseres Portals.
2.) Automatisierter Import von anderen Portalen über ICalendar.
3.) Für professionelle Hoteliers und Vermieter: Anbindung an ein Property-Management-System über einen Channel Manager für den Datenaustausch.

Video-Tutorial

Jetzt als Vermieter bei Alloggia.de registrieren!

iCalendar

iCalendar ist ein beliebtes und weit verbreitetes Datenformat zum Austausch von Kalenderinhalten. Da es sich um einen globalen Standard handelt, kann nahezu jeder Nutzer mit den Dateien umgehen. In der Regel wird das Datenformat genutzt, um Belegungspläne, Reisedaten, Veranstaltungen und Aufgaben zu verteilen oder zu veröffentlichen.

Die Mehrzahl der Kalender-Apps wie z.Bsp. Google Kalender, Microsoft Outlook, Blackberry Kalender sowie alle Kalender-Apps von Apple akzeptieren das Format. Diese Programme bieten überwiegend die Möglichkeit, gespeicherte Kalenderdaten zu exportieren oder zu importieren. Diese Kalenderdateien sind an der Dateinamenserweiterung .ical oder .ics zu erkennen.

Fast alle bekannten Buchungsportale wie Airbnb, Booking.com, Fewo-direkt u.v.m. bieten die Möglichkeit, den Belegungskalender via iCalendar zu synchronisieren, d.h. Belegungsdaten zu importieren und/oder zu exportieren.

Aktualisierungsfrequenz

Nachteilig bei dieser Vorgehensweise ist allerdings, dass jedes Buchungsportal unterschiedliche zeitliche Abstände für die Aktualisierung der Kalenderdaten hat:

Airbnb: ca. 120 Minuten
Fewo-direkt.de: ca. 20 Minuten
Booking.com: ca. 60 Minuten
Alloggia.de: ca. 120 Minuten 

Damit sind theoretisch immer noch problematische Doppelbuchungen möglich. Wenn Sie Ihren Gästen einen Echtzeit-Belegungskalender anbieten möchten und überdies mit vielen Vertriebskanälen arbeiten, bietet sich ein Channel-Management-System als Best Practice an.

Für semiprofessionelle Vermieter ist die iCalendar-Synchronisation als Standard-Lösung jedoch die beste Möglichkeit, Kalenderdaten auszutauschen. Zudem ist dieses Verfahren relativ einfach und kostenlos.  

Channel Manager

Ein Channel Manager ist eine cloud-basierte Software, die Hotels hilft, freie Apartments in Echtzeit auf Plattformen wie Airbnb oder booking.com zu listen. Nach einer Buchung synchronisiert der Channel Manager die Daten mit dem Hotel, um Doppelbuchungen zu verhindern.

Er verbindet sich über eine 2-Wege-XML-Schnittstelle mit dem Hotel-PMS, wofür meist ein kostenpflichtiger Vertrag nötig ist. Ziel des Einsatzes ist die optimale Auslastung des Hotels durch Kombination von Steuerungsinstrumenten. Zudem minimiert er Überbelegungen und reduziert den Aufwand der Plattformpflege.

Professionellen Anbietern von Serviced Apartments und Ferienwohnungen empfehlen wir z. Zt. eine Anbindung über Hotelnetsolutions

Austausch von Preisen und Verfügbarkeiten

Channel Manager wurden ursprünglich von Hotels entwickelt, um Zimmerpreise und -verfügbarkeiten in Echtzeit zu aktualisieren. Mit dem Wachstum der Parahotellerie nutzen nun auch Ferienwohnungsvermieter diese Technologie.

Property Management Systeme

Ein Property Management System (PMS) ist eine Software, die von Hotels für Reservierungen und Gästeservice genutzt wurde. Moderne PMS-Systeme, jetzt branchenübergreifend genutzt, bieten Cloud-Anbindung, vielfältige Funktionen und können an Channel Manager angeschlossen werden. Viele Vermieter nutzen diese Systeme, um auf Buchungsplattformen präsent zu sein, Überbuchungen zu vermeiden und die Umsätze zu maximieren.

Buchungslücken

Die Gründe für Buchungslücken in den Belegungskalendern können vielfältig sein. Neben saisonalen Schwankungen und Stornierungen wegen Krankheit und unvorhersehbaren Ereignissen zeichnet sich ein deutlicher Trend zum Kurzurlaub ab, weil einerseits die Zahl der Anreisen steigt und andererseits die Aufenthaltsdauer sinkt.

Durchschnittliche Aufenthaltsdauer

So beträgt die durchschnittliche Aufenthaltsdauer von Gästen, die 2017 in Deutschland Urlaub gemacht haben, nur noch 2,6 Tage. Aufgrund dieser relativ kurzen Buchungszeiträume und der relativ hohen Zahl unterschiedlicher Gäste liegt es in der Natur der Sache, dass sich im Belegungskalender zwangsläufig viele Buchungslücken ergeben können.

Durchschnittliche Aufenthaltsdauer von Gästen in Beherbergungsbetrieben in Deutschland 2017

Seebäder 5,1 Tage
Heilbäder 4,2 Tage
Erholungsorte 3 Tage
Sonstige Gemeinden 2,1
Deutschland insgesamt 2,6 Tage

Geeignete Maßnahmen zur Erhöhung der Auslastung

Aktualisierte Inserate

Halten Sie Ihre Inserate aktuell und passen Sie Beschreibungen saisonal an. Fügen Sie regelmäßig neue Fotos hinzu und halten Sie den Belegungskalender auf dem neuesten Stand. Ein aktuelles Aktualisierungsdatum zeigt Gästen, wann das letzte Update erfolgte, was besonders für Last-Minute-Bucher nützlich ist.

Lokale Veranstaltungen

Werben Sie mit lokalen Events, um Buchungslücken zu schließen.

Zielgruppen-Erweiterung

Erstellen Sie individuelle Angebote, um verschiedene Zielgruppen wie Geschäftsreisende, Studenten oder "Digitale Nomaden" anzusprechen.

Dynamische Preisgestaltung

Passen Sie Ihre Preise saisonal an und bieten Sie Rabatte für längere Aufenthalte an, ähnlich dem Revenue Management in der Hotellerie.

Preisvergleich

Nutzen Sie Tools in unserem Portal, um Übernachtungspreise in Ihrer Umgebung zu vergleichen und den optimalen Preis festzulegen.

Schnelle Kommunikation

Antworten Sie zeitnah auf Anfragen und prüfen Sie täglich Ihr E-Mail-Postfach.

Statistik und Anpassung

Deutsche Ferienimmobilien verzeichnen eine durchschnittliche Belegung von 27 Wochen pro Jahr. Sollten Sie Buchungslücken haben, erwägen Sie, die Mindestaufenthaltsdauer und Preise anzupassen oder lokale Veranstaltungen zur Attraktivitätssteigerung zu nutzen.

Quelle: statista 2019