Aktuelle Belegungskalender für Vermieter

Ein Belegungskalender ist eine Art Kalender, der zeigt, welche Tage eine Unterkunft bereits gebucht oder verfügbar sind. Dies kann online auf einer Website oder offline in einem physischen Buch stattfinden.

Für Vermieter ist der Belegungskalender ein wichtiges Werkzeug, um die Buchungen ihrer Unterkunft zu verwalten und sicherzustellen, dass sie keine Überbuchungen haben. Gäste können den Belegungskalender nutzen, um die Verfügbarkeit einer Unterkunft zu prüfen und eine Buchung entsprechend zu planen.

Vorteile für Vermieter

Für Vermieter von Ferienwohnungen ist ein aktueller Belegungskalender wichtig, da er ihnen dabei hilft, ihre Buchungen zu verwalten und sicherzustellen, dass sie keine Doppelbuchungen vornehmen. Wenn ein Vermieter seinen Belegungskalender nicht aktualisiert oder nicht regelmäßig überprüft, kann dies dazu führen, dass Gäste versehentlich eine bereits belegte Unterkunft buchen.

Dies kann zu Frustration auf beiden Seiten führen und im schlimmsten Fall dazu führen, dass der Vermieter eine negative Bewertung erhält oder sogar Geld verliert, wenn er eine Buchung stornieren muss.

Vorteile für Gäste

Für Gäste sind aktuelle Belegungskalender wichtig, da sie ihnen schnell zeigen, ob die Unterkunft für den von ihnen gewünschten Zeitraum verfügbar ist oder nicht. Wenn ein Gast keine genauen Informationen darüber hat, ob eine Unterkunft verfügbar ist oder nicht, kann dies dazu führen, dass er wertvolle Zeit mit Anfragen an den Vermieter oder Agenten verschwendet, die möglicherweise bereits belegt sind.

Ein aktueller Belegungskalender gibt Gästen die Möglichkeit, ihre Suche schnell und effizient zu gestalten, um die verfügbaren Optionen zu finden und direkt zu buchen.

Reiseplanung

An- und Abreisedaten sind die Grundlage jeder Reiseplanung. Deshalb wollen Ihre Gäste auf einen Blick sehen, wann Ihr Apartment frei ist und wann nicht. Inserate mit ungepflegten Belegungsplänen sind daher recht unattraktiv.

Ist der Belegungskalender nicht aktuell oder nicht vorhanden, muss ein Gast bei Interesse erst Kontakt mit Ihnen aufnehmen. Eine solche Hürde kann dazu führen, dass sich ein Interessent für eine andere Ferienwohnung entscheidet. 

Präsentieren Sie Ihre Unterkunft aus diesem Grund mit einem gepflegten Belegungskalender und vermeiden Sie als Gastgeber unnötige Buchungsanfragen, die Zeit und Nerven kosten.

Vor der eigentlichen Reise beschäftigen sich Gäste oft intensiv mit der Auswahl der "perfekten" Unterkunft. Ist der Buchungskalender nicht gepflegt, ist die Enttäuschung groß, wenn der Gast auf seine Anfrage hin eine Absage erhält.

Ist Ihr Buchungskalender gepflegt, gehen viele Gäste davon aus, dass alle anderen Angaben im Wohnungsinserat ebenfalls aktuell und richtig sind.

Digitale Belegungskalender

Heutige digitale Belegungskalender vermitteln dem Gast eine schnelle Übersicht, ob eine Ferienwohnung im gewünschten Zeitraum buchbar ist. Durchgesetzt haben sich Kalender mit einer Monats- und Jahresübersicht und einer farblichen Kennzeichnung belegter Zeiträume.

Verbindliche Angebote

Als Buchungsportal unterbreiten wir in der Regel verbindliche Angebote im Namen und für Rechnung unserer Vermieter, die ohne Kenntnis der Vakanzen gar nicht möglich sind. Um Doppelbuchungen und unzufriedene Gäste zu vermeiden, ist deshalb die regelmäßige Pflege des Buchungskalenders sehr wichtig.

Im Übrigen weisen wir darauf hin, dass Vermieter schadenersatzpflichtig sind, wenn sie einen wirksamen Mietvertrag aufgrund einer Doppelbuchung stornieren müssen. Sie setzen sich dem Verdacht aus, betrügerische Absichten zu verfolgen. Vermeiden Sie jeglichen Ansatz in diese Richtung.

Außerdem weisen wir darauf hin, dass Wohnungsinserate eine schlechtere Position in den Suchergebnissen unseres Portals erhalten, wenn der Kalender länger als 6 Wochen nicht mehr aktualisiert wurde.

Die Aktualisierung der Buchungsdaten kann wahlweise durch einen automatischen Import von anderen Portalen oder durch manuelle Eingabe im Admin-Bereich unseres Portals erfolgen. Professionelle Hoteliers und Vermieter nutzen allerdings ein Property-Management-System, das zwecks Datenaustausch mit einem Channel Manager verbunden wird.

Video-Tutorial

Buchungskalender importieren

iCalendar

iCalendar ist ein beliebtes und weit verbreitetes Datenformat zum Austausch von Kalenderinhalten. Da es sich um einen globalen Standard handelt, kann nahezu jeder Nutzer mit den Dateien umgehen. In der Regel wird das Datenformat genutzt, um Belegungspläne, Reisedaten, Veranstaltungen und Aufgaben zu verteilen oder zu veröffentlichen.

Die Mehrzahl der Kalender-Apps wie z.Bsp. Google Kalender, Microsoft Outlook, Blackberry Kalender sowie alle Kalender-Apps von Apple akzeptieren das Format. Diese Programme bieten überwiegend die Möglichkeit, gespeicherte Kalenderdaten zu exportieren oder zu importieren. Diese Kalenderdateien sind an der Dateinamenserweiterung .ical oder .ics zu erkennen.

Fast alle bekannten Buchungsportale wie Airbnb, Booking.com, Fewo-direkt u.v.m. bieten die Möglichkeit, den Belegungskalender via iCalendar zu synchronisieren, d.h. Belegungsdaten zu importieren und/oder zu exportieren.

Aktualisierungsfrequenz

Nachteilig bei dieser Vorgehensweise ist allerdings, dass jedes Buchungsportal unterschiedliche zeitliche Abstände für die Aktualisierung der Kalenderdaten hat:

HRS: ca. 5 Minuten
Airbnb: ca. 120 Minuten
TripAdvisor: ca. 15 Minuten
Fewo-direkt.de: ca. 20 Minuten
Booking.com: ca. 60 Minuten
Ferienwohnungen.de: ca. 360 Minuten
Alloggia.de: 360 Minuten 

Damit sind theoretisch immer noch problematische Doppelbuchungen möglich. Wenn Sie Ihren Gästen einen Echtzeit-Belegungskalender anbieten möchten und überdies mit vielen Vertriebskanälen arbeiten, bietet sich ein Channel-Management-System als Best Practice an.

Für semiprofessionelle Vermieter ist die iCalendar-Synchronisation als Standard-Lösung jedoch die beste Möglichkeit, Kalenderdaten auszutauschen. Zudem ist dieses Verfahren relativ einfach und kostenlos.  

Kostenlose Api-Schnittstelle

Eine Schnittstelle für Ferienwohnungen ist eine Art von Software, die es Vermietern von Ferienwohnungen ermöglicht, ihre Angebote auf verschiedenen Online-Portalen wie Booking.com, Airbnb, Expedia oder anderen ähnlichen Plattformen zu verwalten.

Eine solche Schnittstelle stellt sicher, dass alle relevanten Informationen wie Verfügbarkeiten, Preise, Beschreibungen, Bilder und andere relevante Informationen auf den verschiedenen Plattformen synchronisiert und automatisch aktualisiert werden.

Dadurch können Vermieter eine größere Zielgruppe erreichen und ihre Buchungsraten erhöhen. Eine Schnittstelle kann auch den Arbeitsaufwand reduzieren, da Vermieter nicht mehr manuell ihre Verfügbarkeiten auf jeder einzelnen Plattform aktualisieren müssen.

Stattdessen können sie die Informationen an einem zentralen Ort eingeben, von wo aus sie automatisch auf allen Plattformen aktualisiert werden.

Darüber hinaus können Schnittstellen für Ferienwohnungen auch nützliche Funktionen bieten, wie beispielsweise automatisierte Buchungsbestätigungen, automatisierte Kommunikation mit Gästen, Überwachung von Bewertungen und Preisanalysen.

Dies kann dazu beitragen, die Effizienz der Vermietung von Ferienwohnungen zu erhöhen und die Gästezufriedenheit zu verbessern.

Vermietern und Hoteliers, die bereits ein PMS (Property Management System) mit einer Exportfunktion nutzen und keinen Channel Manager mit der Weiterleitung der Buchungskalender- und Preisdaten beauftragen möchten, bieten wir ab sofort unsere kostenlose Schnittstelle für Ferienwohnungen an.

Channel Manager

Ein Channel Manager ist eine cloud-basierte Software, die Hotels dabei unterstützt, ihre freien Apartments mit tagesaktuellen Preisen in Echtzeit auf verschiedenen Online-Vertriebsplattformen wie z. Bsp. Airbnb, booking.com, Expedia usw. anzubieten.

Ist auf einem Buchungsportal eine Buchung erfolgt, überträgt der Channel Manager sämtliche Buchungsdaten zurück an das Hotel. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass alle Beteiligten stets über aktuelle Daten verfügen und deshalb keine Doppelbuchungen erfolgen können. 

Ein Channel Manager wird in der Regel über eine 2-Wege-XML-Schnittstelle mit dem PMS (Property Management System) des Hotels verbunden. Solche Systeme sind kostenpflichtig und erfordern einen entsprechenden Dienstleistungsvertrag mit einem Anbieter.

Professionellen Anbietern von Serviced Apartments und Ferienwohnungen empfehlen wir z. Zt. eine Anbindung über Hotelnetsolutions (HNS). 

Welchen Nutzen hat ein Channel Manager?

Das Hauptziel eines Hotels ist die Erreichung einer optimalen Auslastung unter Einsatz bestimmter Steuerungsinstrumente wie z. Bsp. Mindestaufenthalte, Preisaufschläge, Rabatte und Restriktionen. Eine gute Channel-Manager-Software ermöglicht den kombinierten Einsatz dieser Instrumente. 

Überdies schützt ein Channel Manager vor Überbelegungen und spart viel Arbeitszeit für die Pflege verschiedener Vertriebsplattformen.

Mapping

In der Fachsprache bedeutet "Mapping" die Verbindung von Zimmerkategorien und Raten des Hotels mit den Zimmerkategorien und Raten, die auf dem Buchungsportal vorhanden sind.

Nicht gemappte Zimmerkategorien und Preise können nicht an Buchungsplattformen übertragen werden. Viele Hotels behalten sich so bestimmte Apartment-Kategorien oder besondere Raten für den eigenen Direktvertrieb vor.

Austausch von Preisen und Verfügbarkeiten

Ursprünglich wurden Channel Manager nur von Hotels genutzt, um zu gewährleisten, dass Verfügbarkeiten und Preise der Zimmer auf allen Buchungsportalen in Echtzeit aktualisiert werden.

Von erfolgreichen Hoteliers können sich viele Gastgeber etwas abgucken. Die Branche der Parahotellerie (Vermietung von Ferienwohnungen und Serviced Apartments) wächst und wird immer professioneller.

Property Management Systeme

Ein Property Management System (PMS) ist eine Software, die ursprünglich in der Rezeption des Hotelbetriebes genutzt wurde, um ausgehend vom Belegungsplan Reservierungen sowie das Ein- und Auschecken von Gästen zu bearbeiten. Auch Angebote, Buchungsbestätigungen und Gastrechnungen konnten mit einem Hotel-PMS erstellt werden.

Heutzutage wird die spezielle Software in Beherbergungsbetrieben jeglicher Art und Größe genutzt. Moderne PMS-Systeme verfügen über eine Cloud-Anbindung, die mobiles Arbeiten und einen Vertrieb über mehrere Kanäle möglich macht. Dazu wird das System mittels einer Schnittstelle an einen Channel-Manager angeschlossen, der die Angebote mit Preisen und Verfügbarkeiten auf wichtigen Buchungsportalen verteilt.

Zusätzlich verfügen moderne PMS-Systeme über weitere Funktionen, wie z. Bsp. Hauswirtschaft und Instandhaltung, digitales Kassenbuch und Buchhaltung, Gäste-Apps, Catering, Event- und Revenue Management.

Mehrere Vertriebskanäle nutzen

Inzwischen profitieren bereits viele Vermieter von Ferienwohnungen und möblierten Apartments auf Zeit von den Vorteilen eines Channel-Manager-Systems. Ziel ist es, mit den Apartment-Angeboten auf ausgewählten Buchungsplattformen mit stets aktuellen Daten vertreten zu sein und gleichzeitig das Risiko von Überbuchungen zu vermeiden.

Bei professioneller Anwendung kann durch ständige Anpassungen auf Nachfrageänderungen und saisonale Schwankungen reagiert werden, um so eine optimale Auslastung der Apartments und damit eine Umsatzmaximierung (RevPar) zu erreichen.

Manuelle Kalenderpflege

Wenn Ihnen die obigen Möglichkeiten nicht zusagen, können Sie Ihren Buchungsdaten natürlich manuell auf unserem Buchungsportal einpflegen. Dazu können Sie auch Ihr Smartphone nutzen.

Buchungslücken

Die Gründe für Buchungslücken in den Belegungskalendern können vielfältig sein. Neben saisonalen Schwankungen und Stornierungen wegen Krankheit und unvorhersehbaren Ereignissen zeichnet sich ein deutlicher Trend zum Kurzurlaub ab, weil einerseits die Zahl der Anreisen steigt und andererseits die Aufenthaltsdauer sinkt.

Durchschnittliche Aufenthaltsdauer

So beträgt die durchschnittliche Aufenthaltsdauer von Gästen, die 2017 in Deutschland Urlaub gemacht haben, nur noch 2,6 Tage. Aufgrund dieser relativ kurzen Buchungszeiträume und der relativ hohen Zahl unterschiedlicher Gäste liegt es in der Natur der Sache, dass sich im Belegungskalender zwangsläufig viele Buchungslücken ergeben können.

Durchschnittliche Aufenthaltsdauer von Gästen in Beherbergungsbetrieben in Deutschland 2017

Seebäder 5,1 Tage
Heilbäder 4,2 Tage
Erholungsorte 3 Tage
Sonstige Gemeinden 2,1
Deutschland insgesamt 2,6 Tage

Geeignete Maßnahmen

Als Vermieter einer Ferienwohnung oder eines möblierten Apartments auf Zeit haben Sie jedoch ein Interesse an einer hohen Rentabilität Ihres Investments. Unter Gastgebern sind daher folgende Maßnahmen weit verbreitet, um eine hohe Auslastung Ihrer Unterkunft zu erreichen:

Aktuelle Inserate und Buchungskalender

Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Inserate und überarbeiten Sie die Beschreibungstexte im Hinblick auf die entsprechende Neben- oder Hauptsaison. Laden Sie gelegentlich neue Fotos hoch und aktualisieren Sie regelmäßig Ihren Belegungskalender. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie Buchungslücken mit Last-Minute-Angeboten schließen möchten.

Das Aktualisierungsdatum unterhalb des Buchungskalenders zeigt potenziellen Gästen, wann Sie die Kalenderdaten zuletzt überarbeitet haben. Bei Last-Minute-Urlaubern drängt naturgemäß die Zeit. Deshalb möchten Sie möglichst schnell fertig werden. Aktuelle Inserate mit aktuellen Kalenderdaten sind in dieser Situation sehr vorteilhaft, da auf zeitaufwändige und nervige Telefonanfragen verzichtet werden kann.

Lokale Events

Um Buchungslücken zu schließen, kann es sich überdies lohnen, mit lokalen Events und Großveranstaltungen zu werben.

Neue Zielgruppen ansprechen

Versuchen Sie auch, mit individuellen Angeboten neue Zielgruppen (z. Bsp. Geschäftsreisende, Monteure, Zeitarbeiter, Touristen, Kurzurlauber, Projektmitarbeiter, Studenten, Seminarteilnehmer, Messebesucher, Patienten mit ihren Angehörigen, "Digitale Nomaden" usw.) anzusprechen.

Dynamische Preise

Passen Sie Ihre Preise an saisonalen Besonderheiten, Events und Nachfrageschwankungen an und bieten Sie Rabatte bei längeren Buchungszeiträumen an. Dieses Verfahren der dynamischen Preisgestaltung, auch Revenue Management genannt, kommt in der Hotellerie bereits seit Jahren erfolgreich zum Einsatz. Davon können auch Sie profitieren.

Übernachtungspreise vergleichen

Im Backend unseres Portals gibt es die Möglichkeit, Übernachtungspreise in Ihrer Stadt zu vergleichen. Nutzen Sie das Tool, um Ihren optimalen Preis zu finden.

Schnelle Antworten

Wenn Sie schließlich entsprechende Anfragen für die beworbenen Buchungslücken bekommen, sollten Sie die Fragen Ihrer Gäste möglichst schnell beantworten. Mindestens einmal täglich sollten Sie den Eingang Ihrer E-Mails überprüfen.

Auslastung von Ferienimmobilien

Ferienobjekte in Deutschland sind mit einer durchschnittlichen Belegung von 27 Wochen durch Feriengäste besser ausgelastet als Objekte im Ausland mit 20 Wochen. Im Jahr 2018 wurden in Ferienhäusern und -wohnungen in Deutschland rund 42,7 Millionen Übernachtungen getätigt. Bei insgesamt rund 7,9 Millionen Gästeankünften betrug die durchschnittliche Aufenthaltsdauer der Gäste somit 5,4 Nächte.

Wenn Sie als Vermieter noch Buchungslücken in Ihrem Kalender haben, sollten Sie ggf. die Mindestbuchungsdauer auf 3-4 Tage absenken und in Zeiten mit geringer Auslastung vorübergehend die Preise absenken (Saisonpreise). Außerdem können Sie zusätzliche Gäste mit lokalen Veranstaltungen und Events ködern.

Quelle: statista 2019